هل أنت مستعد للسيطرة على السوق؟ قم بترقية مكدس التكنولوجيا الخاص بك

ما زلت أرى نفس المشكلة في الفرق المتنامية. العمل هناك. الخيوط هناك. الإعلانات هناك. البيانات هناك. المشكلة هي أن الأدوات لا تتحدث مع بعضها البعض. يقوم شخص واحد بتتبع العملاء المتوقعين في جدول بيانات. يرسل شخص آخر رسائل بريد إلكتروني للمتابعة من صندوق بريد منفصل. يقوم شخص ثالث بالتحقق من التقارير في لوحة معلومات مختلفة. وبحلول نهاية اليوم، كان الفريق قد قضى وقتًا أطول في تبديل علامات التبويب مقارنة بمساعدة العملاء. لقد رأيت هذا يحدث في المتاجر الصغيرة وشركات الخدمات والعلامات التجارية عبر الإنترنت. أخبرني أحد أستوديوهات اللياقة البدنية المحلية ذات مرة أنهم فاتتهم طلبات الاشتراك لأن الرسائل وصلت إلى ثلاثة أماكن في وقت واحد. رأى مكتب الاستقبال نموذجًا واحدًا، ورأى مندوب المبيعات نموذجًا آخر، ولم يرى المالك العميل المتوقع إلا بعد بدء الفصل الدراسي بالفعل. هذا النوع من الفجوة لا يبدو كبيرا في البداية. تصبح باهظة الثمن بسرعة. لهذا السبب أعتقد أن وجود مجموعة تقنية أفضل أمر مهم. لا يعني وجود مجموعة تقنية قوية شراء المزيد من الأدوات. ويعني ذلك اختيار الأدوات المناسبة، وربطها بشكل جيد، وإزالة العمل الذي يبطئ الفريق. وهنا كيف أنظر إليها. أبدأ برحلة العميل. من أين يأتي الرصاص؟ أين يحدث الرد الأول؟ أين نقوم بتخزين تفاصيل الاتصال؟ أين نتتبع النشاط؟ أين نعرف أن الصفقة تتقدم أم أنها متوقفة؟ إذا لم أتمكن من الإجابة على هذه الأسئلة في بضع ثوان، فإن المكدس فضفاض للغاية. أريد مسارًا واحدًا واضحًا من الاهتمام إلى المتابعة. يحتاج هذا المسار عادةً إلى بضعة أجزاء بسيطة: - نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لتخزين بيانات العملاء المحتملين والعملاء - أداة إنشاء النماذج لالتقاط الاستفسارات - أدوات البريد الإلكتروني والرسائل للمتابعة - أداة تقويم لحجز المكالمات أو العروض التوضيحية - لوحة معلومات لإعداد التقارير لإظهار ما يتم تنفيذه - أداة مشروع حتى يعرف الفريق من يملك كل مهمة ولست بحاجة إلى كل أداة في السوق. أحتاج إلى أدوات تقلل الاحتكاك. استخدمت إحدى العلامات التجارية الصغيرة للتجارة الإلكترونية التي عملت معها نظامًا واحدًا للطلبات، ونظامًا آخر للبريد الإلكتروني، وورقة منفصلة لمشاكل العملاء. استمر فريق الدعم في طرح نفس السؤال: "هل حصل العميل بالفعل على رد؟" وبعد ربط الأنظمة وتنظيم العملية، أصبحت إدارة وقت الاستجابة أسهل. الفريق لم يعمل بجدية أكبر. لقد عملوا بارتباك أقل. هذه هي النقطة الحقيقية. المكدس الأفضل يساعدني على القيام بأربعة أشياء بشكل جيد. احتفظ بالبيانات في مكان واحد، ولا أريد تقسيم تفاصيل الاتصال عبر المجلدات وصناديق البريد الوارد ولقطات الشاشة. عندما توضع البيانات في مكان واحد، أستطيع رؤية القصة الكاملة بشكل أسرع. توفير الوقت عند تكرار العمل إذا أرسل فريقي نفس البريد الإلكتروني الترحيبي كل يوم، فلا ينبغي أن تظل هذه المهمة يدوية. إذا قام العميل المتوقع بحجز مكالمة، فيجب على النظام تحديث السجل دون خطوات إضافية. تعرف على ما يحتاج إلى اهتمام. الإعداد الجيد يوضح لي أين تتباطأ الصفقات. يمكنني اكتشاف العملاء المحتملين الذين يحتاجون إلى الاتصال، والعملاء الذين يحتاجون إلى الدعم، والحملات التي تحقق نتائج ضعيفة. جعل عمليات التسليم أسهل عندما تستخدم المبيعات والدعم والتسويق أدوات مختلفة، تنقطع عمليات التسليم. عندما تتم محاذاة المكدس، يمكن لفريق واحد نقل العمل إلى الفريق التالي دون رسائل طويلة وملاحظات مفقودة. أعتقد أيضًا أن العديد من الفرق ترتكب خطأً شائعًا. يضيفون الأدوات قبل إصلاح العملية. هذه هي الطريقة السريعة لخلق الضوضاء. أفضل مراجعة بسيطة: - ما هي المهمة الرئيسية التي تبطئنا؟ - ما هي الخطوة التي تسبب أكبر قدر من التأخير؟ - ما هي الأداة التي تقوم بعملها بالفعل؟ - ما هي الأداة التي تضيف نقرات إضافية فقط؟ - ما الذي نحتاجه للاحتفاظ به أو إزالته أو توصيله؟ أطرح هذه الأسئلة قبل أن أنفق المزيد من المال على البرامج. يجب أن تدعم المكدس الواضح العمل، وليس تشتيت انتباهه. إذا كنت أدير فريق مبيعات، فأنا أريد السرعة في الاستجابة للعملاء المحتملين والتتبع الواضح. إذا كنت أدير شركة خدمات، أريد الحجز والتذكيرات وملاحظات العملاء في مسار واحد. إذا كنت أدير متجرًا عبر الإنترنت، أريد أن تظل بيانات الطلب وتذاكر الدعم ومتابعة البريد الإلكتروني سهلة الإدارة. يعتمد الإعداد الأفضل على نموذج العمل، لكن الهدف يبقى كما هو. احتكاك أقل. أقل التخمين. أقل العمل المفقود. مزيد من التركيز على العميل. إذا كنت أقوم بترقية مجموعة تقنية اليوم، فسأبدأ بهذه الخطوات: رسم خريطة لسير العمل الحالي، وسأكتب كل أداة، وكل عملية تسليم، وكل مهمة متكررة. ابحث عن النقاط البطيئة التي سأبحث عنها عن التأخيرات والإدخالات المكررة والبيانات المفقودة. اختر نظامًا رئيسيًا واحدًا للسجلات سأختار مكانًا واحدًا لمعلومات العملاء المحتملين والعملاء. قم بتوصيل الأدوات الأساسية التي أود ربط النماذج والبريد الإلكتروني والحجز وإعداد التقارير بها حتى لا ينسخ الفريق البيانات يدويًا. قم بتدريب الفريق على عملية واحدة بسيطة وأود أن أبقي العملية واضحة حتى يعرف الأشخاص ما يجب عليهم فعله ومتى يفعلون ذلك. قم بمراجعة النتائج كل أسبوع وأتحقق من وقت الاستجابة ومتابعة القيادة وإكمال المهام وتعليقات الفريق. هذا هو الجزء الذي تتخطاه العديد من الفرق. يشترون البرامج، ثم يأملون أن تُصلح العملية نفسها بنفسها. لا. تساعد الأدوات فقط عندما يكون سير العمل نظيفًا. لقد تعلمت أيضًا أن الترقيات تعمل بشكل أفضل عندما تحل مشكلة حقيقية. ليس الاتجاه. ليست ميزة لامعة. فجوة حقيقية. إذا استمر فريق المبيعات في فقدان العملاء المحتملين، فقم بإصلاح عملية التقاط العملاء المحتملين. إذا استمر فريق الدعم في فقدان التذاكر، فقم بإصلاح توجيه التذاكر. إذا لم يتمكن المدير من رؤية التقدم، فقم بإصلاح إعداد التقارير. وبهذه الطريقة، يكون لكل تغيير غرض. أعتقد أن مجموعة التكنولوجيا القوية يجب أن تشعر بالهدوء. لا ينبغي أن تتطلب الاهتمام كل ساعة. يجب أن تقوم بعملها في الخلفية حتى يتمكن الفريق من قضاء المزيد من الوقت في البيع والخدمة وبناء الثقة. وعندما يحدث ذلك، يصبح تتبع العمل أسهل. يحصل العملاء على ردود أسرع. يشعر الفريق بأنه أقل تناثرًا. هذا ما أريده من ترقية مكدس التكنولوجيا. ليس المزيد من الأدوات. تدفق أفضل. عمل أوضح. فريق يمكنه التحرك بضغط أقل وتحكم أكبر.

أرى نفس النمط مرارا وتكرارا. ينمو الفريق، وينمو العمل بشكل أسرع، وتبدأ الأدوات في التراكم. تطبيق واحد للبريد الإلكتروني. واحدة للمبيعات. واحدة للدعم. واحد للملفات. واحد للتقارير. في البداية، هذا يبدو جيدًا. ثم أشاهد الشقوق الصغيرة تظهر. يتم تفويت العميل المتوقع لأن الأداتين لا تتحدثان مع بعضهما البعض. توجد مذكرة المبيعات في مكان واحد بينما يبحث فريق الدعم في مكان آخر. يطلب أحد المديرين تقريرًا، ويقضي ثلاثة أشخاص ساعة في سحب الأرقام من شاشات مختلفة. وهذا هو المكان الذي يبدأ فيه النمو بالثقل. أعتقد أن مجموعة التكنولوجيا الأكثر ذكاءً يجب أن تؤدي وظيفة واحدة بشكل جيد: مساعدة الأشخاص على المضي قدمًا في العمل دون ضوضاء إضافية. بالنسبة لي، الهدف ليس جمع المزيد من البرامج. الهدف هو بناء إعداد يناسب الطريقة التي يعمل بها الفريق بالفعل. أحب أن أبدأ بالألم، وليس بقائمة الأدوات. ما الذي يبطئ الفريق؟ أين تضيع الرسائل؟ ما هي المهام التي تتكرر باليد؟ ما هي التطبيقات التي تكلف أموالاً ولكنها تضيف قيمة قليلة؟ عندما أطرح هذه الأسئلة، غالبا ما تكون الإجابة بسيطة. المكدس واسع جدًا، أو فوضوي جدًا، أو يصعب استخدامه جدًا. لقد رأيت فرقًا صغيرة تهدر الكثير من الطاقة على أنظمة الترقيع. استخدم أحد المتاجر عبر الإنترنت المكونة من 9 أشخاص، والتي نظرت إليها، منصة واحدة للطلبات، وأخرى لرسائل العملاء، وجدول بيانات للمخزون، وتطبيقًا منفصلاً لمتابعة البريد الإلكتروني. كان المتجر ينمو، لكن الفريق قضى وقتًا أطول في نسخ البيانات بدلاً من خدمة المشترين. الأوامر لم تكن هي المشكلة. كان الإعداد. بمجرد تنظيف المكدس، أصبح العمل أسهل. ليس سحرا. فقط احتكاك أقل. أفكر عادةً في مجموعة تقنية أكثر ذكاءً في ثلاث طبقات. الطبقة الأساسية هي المكان الذي يعيش فيه العمل اليومي. تتبع المبيعات. دعم العملاء. بريد إلكتروني. مهام المشروع. ملفات. إذا كانت هذه الطبقة فوضوية، فإن النظام بأكمله يشعر بالفوضى. أفضّل الأدوات البسيطة وسهلة التدريب والتحقق. إذا كان عضو جديد في الفريق يحتاج إلى درس طويل فقط لإنهاء العمل الأساسي، فأنا أتعامل مع ذلك كعلامة تحذير. طبقة الارتباط: حيث تقوم الأدوات بتمرير البيانات لبعضها البعض. نموذج يملأ CRM. عملية بيع تقوم بتحديث لوحة القيادة. تقوم تذكرة الدعم بإنشاء مهمة. تصل مذكرة الدفع إلى التمويل. أنا أحب هذه الطبقة لأنها تقلل من العمل اليدوي. حتى بعض الروابط النظيفة يمكن أن توفر الكثير من الوقت كل أسبوع. طبقة المراجعة هذا هو المكان الذي أنظر فيه إلى النتائج. ما الذي تم فعله؟ ما الذي أبطأ الناس؟ ما هي الأداة التي يتم استخدامها كل يوم؟ أي واحد يجلس خاملا؟ أنا لا أثق في المكدس لمجرد أنه يبدو أنيقًا على الورق. أنا أثق به عندما يستخدمه الفريق دون ضغوط. إذا كان علي أن أعطي قاعدة واحدة بسيطة، فستكون كما يلي: اختر الأدوات التي تتوافق مع عمليتك، وليس الأدوات التي تفرض عملية جديدة. هذه الفكرة مهمة أكثر مما يعتقده الكثير من الناس. قد يرى المؤسس تطبيقًا شائعًا ويشعر بالضغط لنسخه. لقد فهمت ذلك. الضغط حقيقي. لكن الأداة التي تعمل بشكل جيد لفريق مكون من 200 شخص قد تكون أكثر من اللازم لفريق مكون من 12 شخصًا. لقد رأيت هذا مع فرق التسويق أيضًا. استخدم أحد الفرق التي قمت بمراجعتها أدوات منفصلة لتخطيط المحتوى والموافقات والمشاركات الاجتماعية والتحليلات والملاحظات. بدا الإعداد منظمًا من مسافة بعيدة. عن قرب، كان بطيئا. لم يُظهر المخطط التغييرات الحية. تعثرت خطوات الموافقة. تم تحديث التقرير يدويا. وعندما قاموا بدمج عدد قليل من الأدوات وقطعوا التداخل، تحرك الفريق بشكل أسرع وارتكب عددًا أقل من الأخطاء. وهذا هو الجزء الذي يفتقده الكثير من الناس. المكدس الأفضل غالبًا ما يكون أصغر وليس أكبر. هذه هي الطريقة التي أقوم بإنشائها. أرسم خريطة للتدفق وأكتب ما يحدث من البداية إلى النهاية. يأتي العميل المتوقع. يرد أحد أعضاء الفريق. الصفقة تتحرك. يتم تعيين المهمة. يحصل العميل على التحديث. أريد أن أرى المسار الكامل قبل أن ألمس أي برنامج. أقوم بإزالة التداخل. إذا كانت هناك أداتان تؤديان نفس المهمة، أسأل أيهما يستخدمه الفريق كثيرًا وأيهما ينشئ خطوات أقل. أحتفظ بالشخص الذي يشعر بالسهولة في العمل اليومي. أقوم بتوصيل الأجزاء المهمة ولا أحاول ربط كل شيء. أركز على الخطوات التي تؤدي إلى تأخيرات أو إدخال مزدوج أو سياق مفقود. عادة ما تكون بعض الروابط الجيدة كافية. أقوم بالاختبار مع فريق واحد أولاً، أحب الاختبار الصغير لأنه يوضح ما يتعطل قبل أن تتغير الشركة بأكملها. يخبرني الطيار السلس كثيرًا. يخبرني طيار فوضوي أكثر من ذلك. أحافظ على عادة المراجعة كل شهر أو ربع سنة، أسأل الفريق عما يشعر به من بطء. الأدوات تتقدم في العمر بسرعة. العمل يتغير بسرعة. المكدس يجب أن يستمر. وجهة نظري بسيطة. مجموعة التكنولوجيا الذكية ليست هي التي تحتوي على معظم الميزات. فهو الذي يجعل العمل أسهل في الانتهاء. يمنح الفريق المزيد من التركيز. أنه يقلل من تكرار العمل. إنها تحافظ على نظافة تجربة العملاء. فهو يساعد الأعمال التجارية على النمو دون تحويل كل يوم إلى وضع التنظيف. إذا كان الإعداد الحالي لديك يبدو متشابكًا، فلن أبدأ بشراء المزيد من البرامج. سأبدأ بتقليل الضوضاء. وهذا هو المكان الذي يبدأ فيه التقدم الحقيقي عادة.

كنت أعتقد أن العمل الجاد هو الشيء الرئيسي. الآن أرى نمطًا مختلفًا. عندما تكون أدواتي بطيئة، يبدو عملي ثقيلًا. أقضي المزيد من الوقت في إصلاح المشكلات الصغيرة، والتحقق من الملفات، ونسخ البيانات، وطرح نفس الأسئلة مرة أخرى. ينقسم يومي إلى أجزاء، ويقل تركيزي. الإعداد الجيد للأداة لا يزيل العمل. يزيل الاحتكاك. لقد رأيت هذا في المبيعات وعمل المحتوى ومهام الفريق. مندوب مبيعات عملت مع الملاحظات المحفوظة في ثلاثة أماكن: الهاتف، والكمبيوتر المحمول، وتطبيق الدردشة. لقد فقد المتابعات أكثر من مرة. وبعد أن قام بنقل كل شيء إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) واحد بسيط، توقف عن فقدان العملاء المتوقعين. ولم يصبح شخصًا مختلفًا. لقد حصل للتو على عملية أنظف. ولهذا السبب أهتم بأدوات أفضل. لا أريد الأدوات التي تبدو فاخرة. أريد أدوات تحفظ الخطوات وتقلل الأخطاء وتساعدني على التصرف بشكل أسرع. عندما أختار أداة ما، أسأل بعض الأسئلة البسيطة: - هل توفر لي الوقت كل يوم؟ - هل يسهل التنسيق بين فريقي؟ - هل أستطيع أن أتعلمها دون أن أضيع أسبوعا كاملا؟ - هل يناسب أسلوب عملي، ولا يجبرني على الدخول في فوضى جديدة؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فأنا اختبرها في العمل الحقيقي. أحب أن أبدأ صغيرًا. أنا لا أستبدل كل شيء دفعة واحدة. وهذا عادة ما يخلق المزيد من الارتباك. أختار نقطة ألم واحدة وأحل هذا الجزء أولاً. على سبيل المثال: - إذا استمر فقدان رسائل العملاء، فإنني أستخدم صندوق بريد واردًا مشتركًا واحدًا. - إذا دُفنت مهامي، أستخدم لوحة مهام واحدة ذات مالكين واضحين. - إذا كان المحتوى الخاص بي يحتاج إلى الموافقة، فإنني أستخدم مسار مراجعة واحدًا يتضمن تعليقات بسيطة. - إذا كانت بياناتي موجودة في عدد كبير جدًا من الملفات، فإنني أنقلها إلى جدول واحد يمكن للجميع قراءته. يبدو هذا النوع من التغيير صغيرًا في البداية. وبعد أيام قليلة أشعر بالفرق. يمنحني إعداد الأداة الجيد إيقاعًا أفضل. يصبح عملي أسهل في المسح. فريقي يعرف ما سيأتي بعد ذلك. أقوم بإجراء عدد أقل من التعديلات المتكررة. أجيب على العملاء بثقة أكبر لأنني أستطيع العثور على المعلومات الصحيحة بسرعة. وألاحظ أيضًا أن مزاجي يتحسن. هذا الجزء مهم أكثر مما يعترف به الناس. يمكن لمجموعة الأدوات الفوضوية أن تجعل اليوم العادي يبدو أطول مما هو عليه الآن. أنا أيضًا أهتم بالاستخدام الحقيقي، وليس بوعود المنتج. لوحة القيادة النظيفة لا تعني الكثير إذا كنت بحاجة إلى عشر نقرات لإنهاء مهمة واحدة. قائمة الميزات الطويلة لا تعني الكثير إذا لم يستخدم فريقي نصفها مطلقًا. أفضّل الأدوات التي تحل مشكلة واحدة واضحة بشكل جيد. هذا هو نوع الأداة التي أثق بها. بقي أحد الأمثلة الحقيقية معي. متجر صغير عبر الإنترنت ساعدته واجه تأخيرات في الطلب لأن ثلاثة أشخاص قاموا بتحديث نفس الورقة في أوقات مختلفة. ظل العملاء يسألون عن مكان حزمتهم. تحول الفريق إلى أداة تعقب الطلبات المشتركة باستخدام علامات الحالة البسيطة. لم يتغير شيء دراماتيكي. كان لديهم مصدر واحد فقط للحقيقة. بعد ذلك، انخفض ذهابًا وإيابًا، وأصبح التعامل مع حمل الدعم أسهل. وهذا ما أعنيه بأداة أفضل. يجعل العمل يبدو أخف وزنا وأكثر استقرارا. إذا كنت أريد نتيجة أفضل، فأنا لا أبذل جهدًا أكبر فحسب. وألقي نظرة أيضًا على المسار الذي يسلكه عملي. أتحقق من المكان الذي يتسرب فيه الوقت. أتحقق من المكان الذي يكرر فيه الأشخاص نفس المهمة. أتحقق من الأماكن التي تحدث فيها الأخطاء أكثر. أتحقق من الخطوة التي تجعل الفريق يتباطأ. ثم أقوم بإصلاح نقطة الضعف. لقد ساعدتني هذه العادة أكثر من مجرد مطاردة كل تطبيق جديد أراه. لا أحتاج إلى كومة من الأدوات. أحتاج إلى العناصر المناسبة، مرتبة بطريقة تتناسب مع طريقة عملي. قاعدتي البسيطة هي: إذا ساعدتني إحدى الأدوات على التحرك بشكل أسرع، والبقاء واضحًا، وارتكاب أخطاء أقل، فإنني أحتفظ بها. إذا أضاف ضجيجًا، أتركه. هذا هو نوع الترقية الذي أحترمه. لأية استفسارات بخصوص محتوى هذه المقالة، يرجى التواصل مع وانغ: info@ytdhtech.com/WhatsApp 13905357745.

مايكل ديفيس 2023 تصميم مجموعة تقنية أكثر ذكاءً للفرق المتنامية سارة طومسون 2022 تبسيط بيانات العملاء عبر دعم المبيعات والتسويق روبرت تشن 2021 أتمتة سير العمل من أجل نمو الأعمال الصغيرة إيميلي كارتر 2024 بناء حزمة تقنية بسيطة تقلل من العمل اليدوي دانييل مور 2020 تحسين إدارة العملاء المحتملين من خلال الأدوات المتصلة لورا بينيت 2023 عمليات تجارية أفضل باستخدام أنظمة متكاملة بسيطة